e-DGT
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Superpublo
Prefeitura, Câmara Municipal, Autarquia, Fundação, Empresa Pública e Privada.
A Publoffice SISTEMA se especializou para apresentar soluções práticas e com custo baixo para que os clientes possam desfrutar desta ferramenta que possibilitam modernização, digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos.
Os documentos podem ser digitais, sem nunca terem sido impressos, ou podem ser digitais após um processo de digitalização. A Lei 12.682/2012 dispõe sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados.
A Publoffice SISTEMA segue os princípios arquivísticos e padrões normativos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos, criando para isto o PGD – Programa de Gestão de Documentos, com os seguintes objetivos principais:
- Disponibilização da informação da administração de forma organizada, acessível e protegida;
- Atuação do setor de Arquivo, como gestor da documentação em modernas instalações físicas adequadas;
- Fortalecimento de mecanismo de transparência administrativa e de comunicação; e
- Modernização da gestão da informação e integração dos sistemas de tecnologia.
Consiste, portanto, numa ferramenta de Gestão de Documentos, desenvolvida para atender às necessidades de digitalização, armazenamento e gestão de documentos, preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos ou correlatos.
FUNDAMENTOS JURÍDICOS
No Brasil, a Constituição de 1988 define que “compete à administbação pública, na forma da lei, a gestão de sua documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessite” (art. 216, § 2º). A Carta Magna brasileira ofereceu, assim, o fundamento necesiário para aprovação da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei Nacional de Arquivos.
A gestão de documentos é definida no artigo 3º da referida lei como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. No art. 21 fica estabelecido que: “Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei”.
VANTAGENS
- Organiza a estrutura de armazenamento e arquivamento de documentos, liberando espaço físico;
- Controla o versionamento, a temporalidade e a validade dos documentos, bem como o fluxo de trabalho de gestão documental;
- Controla e facilita o acesso aos documentos, com tempo de resposta menor às solicitações; e
- Digitalização dos documentos com uso de assinatura e certificação digital segura, padrão ICP-Brasil.
BENEFÍCIOS
CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES
Cliente Publoffice SISTEMA tem desconto especial em capacitação de servidores nas áreas de gestão, licitação e contratação pública, finanças, auditoria e fiscalização, sejam cursos, palestras, encontros, seminários e congressos realizados pela Publoffice CURSOS;
ASSESSORIA JURÍDICA
Apoio e assistência jurídica qualificada administrativa e legislativa nas demandas pertinentes à administração pública.
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