Digitalização de Documentos

e-DGT

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Prefeitura, Câmara Municipal, Autarquia, Fundação, Empresa Pública e Privada.

A Publoffice SISTEMA se especializou para apresentar soluções práticas e com custo baixo para que os clientes possam desfrutar desta ferramenta que possibilitam modernização, digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos.

Os documentos podem ser digitais, sem nunca terem sido impressos, ou podem ser digitais após um processo de digitalização. A Lei 12.682/2012 dispõe sobre a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados.

A Publoffice SISTEMA segue os princípios arquivísticos e padrões normativos do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos, criando para isto o PGD – Programa de Gestão de Documentos, com os seguintes objetivos principais:

• Disponibilização da informação da administração de forma organizada, acessível e protegida;
• Atuação do setor de Arquivo, como gestor da documentação em modernas instalações físicas adequadas;
• Fortalecimento de mecanismo de transparência administrativa e de comunicação; e
• Modernização da gestão da informação e integração dos sistemas de tecnologia.

Consiste, portanto, numa ferramenta de Gestão de Documentos, desenvolvida para atender às necessidades de digitalização, armazenamento e gestão de documentos, preservação de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos ou correlatos.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

No Brasil, a Constituição de 1988 define que “compete à administbação pública, na forma da lei, a gestão de sua documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessite” (art. 216, § 2º). A Carta Magna brasileira ofereceu, assim, o fundamento necesiário para aprovação da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, conhecida como Lei Nacional de Arquivos.

A gestão de documentos é definida no artigo 3º da referida lei como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. No art. 21 fica estabelecido que: “Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei”.